5 błędów związanych z mapowaniem procesów biznesowych

Mapowanie procesów jest to graficzne przedstawienie procesu bądź zespołu procesów wraz z ich wzajemnymi powiązaniami. Umożliwia przedstawienie w formie najczęściej graficznej wszystkich działań i powiązań w organizacji.

A w jaki sposób podejść do mapowania procesów, aby ten proces nie stał się zbiorem niekatualnych map możliwych do wykorzystania jako tapeta lub obraz na ścianę ?
Poniżej 5 moich ulubionych patologii mapowania procesów.

1. Cel mapowania.
Spotkałam się z podejściem „zmapujmy wszystkie procesy naszej organizacji, aby mieć takie repozytorium map procesów w firmie”.
Mapowanie dla mapowania samo w sobie jest marnotrawstwem jeśli nie ma w nim konkretnie zdefiniowanego celu.

2. Kreowanie rzeczywistości poprzez mapowanie.
I nie mówię tutaj o mapowaniu procesu i projektowaniu stanu docelowego tylko tworzenie map procesów zza biurka, a nie tam gdzie się dzieją procesy.

3. Szukanie marnotrastw na mapie.
W duchu lean i usprawniania procesów najwięcej nieefektywnej pracy zobaczymy podczas realnej pracy, a nie na samej mapie. Mapa procesów czy to w formie BPMN czy VSM pokaże nam zależności pomiędzy procesami lub widok całego łańcucha dostaw/procesu i będzie tym samym wsparciem przy szukaniu marnotrawstwem, a nie narzędziem do ich poszukiwania:)

4. Dobór metodyki mapowania.
Abstrahując to że notacja UML i BPMN jest używana do projektowania i analizy systemów biznesowych to bardzo często z BPMNa korzystamy właśnie na starcie podejścia do optymalizacji procesów.
Analizując proces warto zacząć od Value Stream Mapping, aby zobaczyć proces od wejścia do wyjścia, a dopiero po odpowiedzi „to gdzie w naszym łańcuchu w pierwszej kolejności jest najwięcej potencjału ?” warto wejść w rozbudowaną mapę podprocesu, dzięki której zrozumiemy powiązania i zależności szczegółowe.

5. Nadmierna złożoność procesów.
Kiedy skupiamy się bardziej na wykorzystaniu notacji (symboli) zamiast logice procesów.
Warto zawsze zacząć od prostego procesu, aby nauczyć się robić to dobrze i zrozumiale dla całego zespołu, a dopiero później wchodzić w zaawansowane poziomy zapisu logiki biznesowej.

A jak jest u Was? jaką MUDę spotkaliście podczas mapowania ?

#lean #bpmn #zarządzanie #mapowanieprocesów #manager #biznes